Ob privat oder beruflich – die digitale Kommunikation nimmt einen immer grösseren Teil unseres Alltags ein. An Schulen sieht es jedoch oft anders aus, zumindest was den Informationsfluss betrifft. Ganz besonders in Notfällen, aber auch wenn es darum geht, Einverständniserklärungen rechtssicher abzugeben, Kinder krank zu melden, oder beispielsweise der Unterricht entfällt, ist schnelle und direkte Kommunikation das A und O für Schüler, Lehrkräfte und Eltern. Wie das effizient und alltagstauglich umgesetzt werden kann, weiss Christian Stredicke, CEO von Vodia. Er erklärt, welche positiven Erfahrungen Schulen bereits mit VoIP-Telefonanlagen gemacht haben, wo noch Handlungsbedarf besteht – und mit welchen Tools die Kommunikation für alle Beteiligten einfacher und moderner wird.

Die digitale Entwicklung im Bildungswesen ist in der Schweiz auf nationaler Ebene ein wichtiges Thema, für die konkrete Umsetzung sind jedoch die einzelnen Kantone verantwortlich. Über die Hälfte von ihnen verfügt bereits über eigene Strategien, um digitale Kompetenzen und die nötige Infrastruktur zu fördern. Besonders stechen dabei die Kantone St. Gallen, Waadt und Neuenburg hervor.[1] Auch wenn das technische Know-how in einigen Regionen der Schweiz bereits im Unterricht umgesetzt wird, weiss Christian Stredicke, CEO von Vodia, dass die digitale Infrastruktur im Schulalltag selbst oftmals noch hinter ihren Möglichkeiten zurückbleibt.

„Die Kommunikation erfolgt häufig noch beispielsweise über klassische Telefonanlagen. Bis eine Information etwa vom Sekretariat bei Lehrkräften oder Schülern ankommt, vergeht mitunter viel wertvolle Zeit“, erklärt Stredicke, der sich seit zwanzig Jahren mit modernen Telefonsystemen beschäftigt. Er zeigt auf, welche Vorteile und Sicherheit VoIP-Anlagen in Schulen bieten. Dazu zählen: Entlastung des Sekretariats, schnelle Kommunikation im Alltag und Alarmsysteme. Zusätzlich wird darauf geachtet, dass die Privatsphäre, sowie der Datenschutz gewahrt bleiben.

VoIP im Schulalltag: Die „Schlaue Schule“ macht es vor

Wer kennt es nicht aus seiner eigenen Schulzeit? Ein Krankheitsfall, eine Stunde fällt aus oder eine wichtige Information muss schnell an Schüler, Lehrer oder Eltern weitergegeben werden. Doch bis die Nummer des jeweiligen Lehrers oder Elternteils gefunden ist und die Nachricht die zuständige Person erreicht, vergeht meist viel Zeit. Gerade in Notfällen, in denen jede Sekunde zählt, ist eine schnelle Informationsverteilung im Schulwesen essenziell.

„Genau hier können VoIP-Anlagen einen grossen Unterschied machen. Durch digitale Rufannahme oder die automatisierte Verarbeitung mittels Sprachnachrichten und KI können Informationen rasch erfasst, weitergeleitet und dokumentiert werden“, erklärt Stredicke. Mit dem Projekt „Schlaue Schule“ hat das Unternehmen seine VoIP-Anlage in eine Plattform für Schulkommunikation integriert, die Schulen einen Digitalisierungsschub gibt. Um zu zeigen, welche Vorteile moderne Kommunikation hat, wurde das Vorhaben 2024 mit der Plattform „Schlaue Schule“ im Schulalltag in Deutschland bereits getestet.

Die cloudbasierte Plattform ermöglicht es Bildungseinrichtungen Einverständniserklärungen, Krankmeldungen und Benachrichtigungen sicher und effizient zu übermitteln. Das funktioniert, indem sie Vorlagen und Sprachfunktionen der Vodia PBX übernimmt. Unsichere Kanäle wie Messengerdienste oder E-Mail werden ersetzt. Lehrkräfte können so alle Kommunikationsvorgänge jederzeit rechtssicher nachweisen. Zu den Funktionen der Sprachkommunikation zählen etwa Microsoft-Teams-Integration, Schulglocken- und Durchsagesteuerung sowie eine Lehrer-Anruferkennung.

Die Einsatzmöglichkeiten dieses Systems sind je nach Schulgrösse flexibel anpassbar. Alltägliche Kommunikationsprozesse werden auch durch digitale Kurzformulare für Einverständniserklärungen, Krankmeldungen und viele weitere Anwendungsfälle müheloser gestaltet. Zugleich wird dadurch mehr Rechtssicherheit gewährleistet, etwa bei der digitalen Übermittlung von Einverständniserklärungen.

„Die VoIP-Anlage wurde dabei nahtlos und einfach in der Handhabung in die Plattform ‚Schlaue Schule‘ eingefügt. Ebenso ist eine unkomplizierte Integration in Schulverwaltungssysteme oder digitale Klassenbücher möglich“, so Stredicke. Auch in der Schweiz ist das Projekt „Schlaue Schule“ umsetzbar. „Interessenten können sich für eine kostenfreie Teilnahme registrieren und den Rollout im Schuljahr 2025/26 mitgestalten“, so der CEO. Die Massnahmen erfolgen im Einklang mit den Schweizer Datenschutz und sämtlichen Compliancegesetzen (Rev. 2023, Fernmeldegesetz, MELANI /MCSC), wie Stredicke betont.

Krisenmanagement in Echtzeit: In Notfällen keine Zeit verlieren

Neben den Vorteilen, die VoIP-Systeme in Bezug auf Datenschutz und Privatsphäre an Schulen mit sich bringen, bietet digitale Kommunikation auch einen grossen Nutzen in Notfallsituationen. Stredicke hat mit seinem Unternehmen bereits zahlreiche Schulen in den USA ausgestattet, wie er berichtet: „In Notsituationen zählt jede Sekunde. Über Notfallknöpfe im Klassenzimmer können Lehrkräfte sofort den Alarm auslösen. Die Vodia PBX informiert daraufhin automatisch die Schulleitung, Rettungsdienste und die Polizei. Gleichzeitig erhalten Lehrkräfte – je nach Bedrohungslage – Warnmeldungen per Lautsprecher oder als diskrete Textnachricht.“

Der CEO erläutert, wie das System genau funktioniert: „So gelangen wichtige Informationen schnell an alle Beteiligten. Lehrkräfte und Schüler erhalten ein klares Lagebild, während die Schulleitung eine erste Einschätzung vornehmen und die gesamte Schule umgehend alarmieren kann. Diese VoIP-Anlage informiert dabei via Notruf direkt Einsatzkräfte – so kann im Ernstfall schnell geholfen werden.“ Ist die Bedrohungslage vorüber, wird die gesamte Schule ebenfalls über dieses System informiert. Oft verstreichen im Notfall wertvolle Minuten, die technologisch nicht notwendig wären“, macht der Experte klar.

Warum E-Mail und Messenger problematisch sind

Doch nicht nur im Krisenfall zeigt sich, wie wichtig eine verlässliche und sichere Kommunikationsinfrastruktur ist. Auch im schulischen Alltag gibt es Nachteile bei der Nutzung herkömmlicher Kanäle wie WhatsApp, E-Mail und anderer Messenger. Dass Nachrichten oft auf diesem Weg versendet werden, schätzt der Experte als riskant ein.

„Viele Lehrer und Schüler schreiben seit einigen Jahren über Chat-Gruppen, etwa per WhatsApp, oder auch via E-Mail. Das geht schnell, und neben Texten können auch Bilder und Dokumente mit nur einem Klick verschickt werden. Sicher ist das jedoch nicht und es führt zu vielen unstrukturierten Kommunikationsvorgängen, die am Ende weder eindeutig noch rechtssicher protokolliert werden können“, warnt der VoIP-Experte.

Er führt weiter aus: „Auch der Datenschutz ist hier nicht gegeben – unter anderem, weil Messenger-Dienste häufig mit den privaten Geräten der Lehrkräfte verknüpft sind. Bei WhatsApp etwa werden alle Kontakte des jeweiligen Handys an den Anbieter übermittelt. Gerade bei sensiblen Themen wie dem Lernstand, sozialen Problemen oder anderen personenbezogenen Daten ist grösste Vorsicht geboten – von echter Privatsphäre ist hier keine Rede“, gibt Stredicke zu bedenken.

Die Lösung? „Verbindungsdaten dürfen die interne Plattform nicht verlassen und müssen DSGVO-konform verarbeitet werden. So können mit der Plattform Schlaue Schule und der integrierten Vodia PBX Lehrkräfte die Dienste auf jedem Endgerät nutzen, ohne sich rechtlich angreifbar zu machen. Unsichere Kommunikationskanäle wie E-Mail und Messenger gehören damit der Vergangenheit an“, so der Vodia-CEO.

Digitale Schulkommunikation, die für alle passt

Es braucht also eine sichere Alternative im digitalen Austausch. Jedoch ist neben moderner Ausstattung auch die einfache Handhabung entscheidend für einen problemlosen Ablauf. Schliesslich reicht die Schulgemeinschaft von Kindern und Jugendlichen über jüngere Lehrkräfte und Eltern bis hin zu älteren Personen, die nicht mit digitalen Tools aufgewachsen sind. Für sie bedeutet Modernisierung manchmal zunächst eine Umgewöhnung und führt allerdings in den meisten Fällen bereits kurzfristig zu einer erheblichen Erleichterung. Deshalb ist eine benutzerfreundliche Bedienung unerlässlich.

In diesem Zusammenhang beruhigt Christian Stredicke: „Der Service erfordert keine lange Eingewöhnung. Die reduzierte Weboberfläche ist selbsterklärend und bringt sofort Vorteile im Schulalltag. Mit einem ausführlichen Onboarding unterstützen wir ebenfalls.“ Ein weiterer Nutzen ist die einfache Integration des Sicherheitssystems in bestehende Schulverwaltungssysteme, wie der IT-Experte erklärt: „Schulen brauchen nur ein stabiles Netzwerk, eine Internetverbindung und ein professionell betriebenes IT-System.“

Die Vodia PBX kann als On-Premises (lokal gehostet) oder cloudbasierte Lösung eingesetzt werden und hat das Potenzial, komplexe, teure Telefonanlagen zu ersetzen. „Dank Migrationswerkzeugen und vorhandenen Telefonen gelingt die schnelle Einrichtung. Die Integration in Schulverwaltungssoftware, digitale Klassenbücher, Alarmsysteme, Türöffnungen, Single Sign-On und KI-Lösungen sorgen für reibungslose Abläufe“, so Stredicke abschliessend.

[1] https://www.edk.ch/de/die-edk/blog/220224