Nicht bezogene Ferien gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Hohe Arbeitslast, Projektfristen, Personalengpässe oder betriebliche Spitzen führen regelmässig dazu, dass Mitarbeitende ihre Ferien nicht vollständig im laufenden Jahr beziehen. Für Arbeitgeber stellt sich deshalb beim Jahresabschluss die Frage, ob für solche Ferienguthaben eine Rückstellung oder passive Rechnungsabgrenzung gebildet werden muss.

Was aus arbeitsrechtlicher und buchhalterischer Sicht naheliegend erscheint, kann steuerlich problematisch werden. Ein Entscheid des Bundesgerichts vom 3. Juli 2024 zeigt, dass Steuerbehörden Rückstellungen für nicht bezogene Ferien kritisch prüfen und steuerlich aufrechnen können.

Problematik der Ferienrückstellungen

Das Thema ist für Arbeitgeber besonders heikel, weil zwei Welten aufeinandertreffen:

Einerseits besteht aus arbeitsrechtlicher Sicht ein Anspruch der Arbeitnehmenden auf Ferien. Werden diese nicht bezogen, bleibt das Ferienguthaben grundsätzlich bestehen. Beim Austritt kann es unter Umständen sogar zu einer Auszahlung kommen.

Andererseits beurteilt das Steuerrecht Rückstellungen nach «eigenen Regeln». Nicht jede handelsrechtlich gebuchte Rückstellung wird automatisch steuerlich anerkannt. Genau hier liegt das steuerliche Risiko.

Im vom Bundesgericht beurteilten Fall hatte eine Gesellschaft eine Ferienrückstellung von CHF 250’000 gebildet. Die Begründung: Nicht bezogene Ferien hätten im laufenden Jahr zu mehr Arbeitsleistung und damit zu höherem Umsatz geführt. Im Folgejahr würden diese Ferien nachgeholt, was die Produktivität und damit den Umsatz mindere. Die Rückstellung sollte diesen Effekt periodengerecht abbilden.

Die Steuerverwaltung akzeptierte dies nicht. Sie sah darin keine geschäftsmässig begründete Rückstellung, sondern eine steuerlich unzulässige Glättung des Ergebnisses. Das Bundesgericht bestätigte diese Sichtweise.

Handelsrechtlicher Ausgangspunkt

Nach dem Rechnungslegungsrecht sind Verpflichtungen zu erfassen, wenn vergangene Ereignisse einen künftigen Mittelabfluss erwarten lassen. Nicht bezogene Ferien können deshalb in der Buchhaltung relevant sein.

In der Praxis werden Ferienguthaben häufig als Rückstellung oder als passive Rechnungsabgrenzung erfasst. Der Gedanke dahinter ist nachvollziehbar: Die Arbeitsleistung wurde bereits erbracht, der Ferienanspruch besteht, und die Belastung wird wirtschaftlich dem abgelaufenen Geschäftsjahr zugeordnet.

Steuerrechtliche Beurteilung

Steuerlich sind Rückstellungen nur in engen Grenzen zulässig. Anerkannt werden insbesondere Rückstellungen für Verpflichtungen des Geschäftsjahres, deren Höhe noch unbestimmt ist, sowie für drohende Verlustrisiken, die bereits im Geschäftsjahr bestehen.

Das Bundesgericht stellte klar, dass eine Ferienrückstellung nicht einfach damit begründet werden kann, dass Mitarbeitende im Folgejahr wegen nachgeholter Ferien weniger produktiv sein könnten. Eine solche Argumentation zielt nach Ansicht des Gerichts auf eine Glättung des Geschäftsergebnisses zwischen verschiedenen Jahren ab. Das verletzt das steuerliche Periodizitätsprinzip.

Entscheidend war im besagten Einzelfall zudem, dass kein konkretes Risiko nachgewiesen wurde (z.B. aufgrund eines bereits gekündigten Arbeitsverhältnisses), wonach die nicht bezogenen Ferien tatsächlich ausbezahlt werden mussten. Solange die Mitarbeitenden ihre Ferien später beziehen und kein konkreter Mittelabfluss droht, kann die Steuerbehörde eine Rückstellung steuerlich in Frage stellen.

Die neue Unsicherheit für Arbeitgeber

Der Entscheid ist für Arbeitgeber deshalb bedeutsam, weil er die bisherige Praxis verunsichert. Viele Unternehmen erfassen Ferienguthaben im Jahresabschluss selbstverständlich. Neu muss aber genauer unterschieden werden:

Besteht eine konkrete Verpflichtung?
Ist mit einem effektiven Mittelabfluss zu rechnen?
Ist die Höhe der Rückstellung nachvollziehbar berechnet?
Handelt es sich um eine echte Verpflichtung oder bloss um eine Ergebnisglättung?
Kann die Rückstellung gegenüber der Steuerbehörde dokumentiert werden?

Merke: Je pauschaler eine Ferienrückstellung gebildet wird, desto grösser ist das steuerliche Risiko.

Beispiel aus der Praxis

Ein Unternehmen weist per Jahresende zahlreiche nicht bezogene Ferientage aus. Die Geschäftsleitung bildet pauschal eine Rückstellung von CHF 200’000, weil sie davon ausgeht, dass die Mitarbeitenden im Folgejahr mehr Ferien beziehen und deshalb weniger Umsatz erwirtschaften.

Diese Begründung ist steuerlich gefährlich. Sie knüpft nicht an einen konkreten Mittelabfluss an, sondern an eine erwartete künftige Minderleistung. Die Steuerbehörde kann argumentieren, dass damit Gewinne zwischen den Jahren verschoben werden sollen.

Anders kann die Situation aussehen, wenn Mitarbeitende bereits gekündigt haben oder Arbeitsverhältnisse beendet werden und klar ist oder mit einer hohen Wahrscheinlichkeit damit gerechnet werden muss, dass Ferienguthaben ausbezahlt werden müssen. In solchen Fällen ist der Mittelabfluss konkreter und die steuerliche Argumentation stärker.

Was Arbeitgeber jetzt prüfen sollten

Arbeitgeber sollten Ferienrückstellungen nicht mehr automatisch als steuerlich unproblematisch behandeln. Insbesondere beim Jahresabschluss empfiehlt sich eine sorgfältige Überprüfung.

Praxisrelevant sind vor allem folgende Punkte:

Ferienguthaben einzeln pro Arbeitnehmenden dokumentieren

Die blosse Schätzung eines Gesamtbetrags reicht nicht aus. Arbeitgeber sollten Ferienguthaben pro Mitarbeitenden nachvollziehbar ausweisen können.

Berechnungsmethode festlegen

Die Bewertung sollte auf Lohnkosten, Sozialabgaben und effektiv bestehenden Ferienguthaben basieren. Pauschale Prozentansätze sind besonders angreifbar.

Grund der Rückstellung begründen

Es muss klar sein, weshalb ein künftiger Mittelabfluss erwartet wird (z.B. Kündigung liegt bereits vor, aufgrund der Einarbeitung eines neuen Mitarbeitenden können jedoch die Ferien nicht mehr in der Kündigungsfrist bezogen werden). Eine blosse erwartete Umsatzminderung genügt nicht.

Passive Rechnungsabgrenzung prüfen

Wenn Betrag und Zeitpunkt des Mittelabflusses bestimmbarer sind, kann eine passive Rechnungsabgrenzung sachgerechter sein als eine Rückstellung.

Kantonale Praxis beachten

Es ist nicht ausgeschlossen, dass die Kantone den Entscheid unterschiedlich anwenden. Arbeitgeber mit mehreren Standorten sollten die jeweilige kantonale Praxis prüfen.

Steuerliche Aufrechnung einkalkulieren

Wird die Rückstellung steuerlich nicht anerkannt, erhöht sich der steuerbare Gewinn. Bei kantonalen Steuern kann sich zusätzlich eine Auswirkung auf das steuerbare Kapital ergeben (Stichwort: Vorauszahlung erhöhen).

Risiko bei Betriebsprüfungen

Die praktische Gefahr liegt weniger in der Buchung selbst, sondern in der späteren steuerlichen Kontrolle. Wird eine Ferienrückstellung bei einer Veranlagung oder Revision nicht anerkannt, kann dies zu einer Aufrechnung führen.

Für Arbeitgeber bedeutet dies:

höhere steuerbare Gewinne
mögliche Nachsteuern
Zinsfolgen
zusätzlicher Erklärungs- und Dokumentationsaufwand
Diskussionen mit Revisionsstelle und Steuerbehörde

Besonders exponiert sind Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden, projektbezogenen Arbeitsmodellen, hohem Ferienübertrag oder starken Schwankungen im Jahresergebnis.

Merke: Nicht jede Ferienrückstellung ist steuerlich verloren. Aber sie muss nachvollziehbar begründet, korrekt berechnet und ausreichend dokumentiert sein. Gefährlich sind insbesondere Rückstellungen, die wirtschaftlich dazu dienen, das Ergebnis zwischen Geschäftsjahren zu glätten. Wer nicht bezogene Ferien lediglich deshalb zurückstellt, weil im Folgejahr weniger Produktivität erwartet wird, bewegt sich steuerlich auf unsicherem Terrain.

Fazit

Der Bundesgerichtsentscheid zur Ferienrückstellung ist ein Warnsignal für Arbeitgeber. Die bisher oft pragmatische Behandlung nicht bezogener Ferien im Jahresabschluss kann steuerlich zu Diskussionen führen.

Arbeitgeber sollten Ferienrückstellungen deshalb nicht pauschal bilden, sondern im Einzelfall prüfen, ob eine steuerlich anerkannte Verpflichtung oder ein konkret erwarteter Mittelabfluss besteht. Entscheidend sind Dokumentation, Substantiierung und eine klare Abgrenzung zwischen handelsrechtlicher Vorsicht und steuerlich unzulässiger Ergebnisglättung.

Der Grundsatz lautet: «Ferienguthaben müssen arbeitsrechtlich ernst genommen, buchhalterisch korrekt erfasst und steuerlich sorgfältig begründet werden.»

Wer diese drei Ebenen vermischt, riskiert, dass die Steuerbehörde die Rückstellung aufrechnet – mit unmittelbaren Folgen für Gewinn, Kapital und Steuerbelastung. Der Übergang zwischen zulässiger Vorsicht und steuerlich unzulässiger Reservebildung ist fliessend. Genau darin liegt die neue Herausforderung für Arbeitgeber.