Noch immer arbeiten viele Sicherheitsbeauftragte mit Papier-Checklisten und Excel-Tabellen, wenn sie Gefährdungen beurteilen. Dabei könnten digitale Gefährdungsbeurteilungen Prozesse deutlich vereinfachen, die Sicherheit messbar verbessern und viel Effizienz schaffen.
Wer eine Gefährdungsbeurteilung durchführt, bewegt sich innerhalb verschiedener Rechtsvorschriften. Dazu zählen das Arbeitsgesetz, das Unfallversicherungsgesetz oder das Obligationenrecht. «Diese Gesetze verlangen von Arbeitgebern, dass sie Massnahmen treffen, damit die Mitarbeitenden während ihrer Arbeit unversehrt bleiben», sagt Ralf Jaschek, Geschäftsführer der domeba Schweiz GmbH. «Diese Massnahmen sollten keine wilden Aktionen sein, sondern den tatsächlichen Gefahren im Betrieb wirkungsvoll begegnen», ergänzt er. «Darum muss ich die Gefahren, die auftreten könnten, erst einmal kennen. Und genau das macht man mit einer Gefährdungsbeurteilung.»
Von Papier-Checklisten bis Excel-Tabellen
Die meisten Sicherheitsbeauftragten (SiBe) setzen dafür Regelwerke der Suva, Merkblätter von Branchenverbänden oder allerlei Checklisten ein. «Nach meiner Einschätzung arbeiten immer noch rund 80 bis 90 Prozent der SiBe mit Papier-Checklisten», sagt Ralf Jaschek. «Sie wurden inzwischen vielleicht digitalisiert, aber der ganze Prozess läuft weiterhin mehrheitlich manuell ab.»
Gefährdungsbeurteilungen mit Papier-Checklisten kennt auch Andrea Ackermann-Isner noch gut. Sie ist Head of Group Health & Safety und Leiterin des Health & Safety Board bei der BKW am Hauptsitz in Bern. «Die Checklisten zu suchen und auszudrucken kostet schon Zeit», sagt sie. Dann füllt man sie von Hand aus, überträgt das in ein Excel oder ein anderes System und die Nachbearbeitung dauert wieder lange – je nach Tätigkeit und gesetzter Systemgrenze, dem Ausfüllen und der Risikoabschätzung sprechen wir von ein bis zwei Tagen.»
Mit einer Suva-Checkliste habe sie zwar eine Vorgabe aller relevanten Fragen und Gefährdungen würden erkannt. «Erstelle ich eine Gefährdungsbeurteilung selbst, kommt es mehr auf meine Erfahrung und jene meiner Mitarbeitenden an», sagt Andrea Ackermann-Isner. Aber: «Auf Checklisten fehlen teilweise Elemente oder es gibt Dinge, die für die jeweilige Situation nicht relevant sind. Am besten läuft es deshalb, wenn beides zusammenkommt: eine gute Vorlage und unsere geschulten und erfahrenen Augen.»
Das Pflichtbewusstsein für Gefährdungsbeurteilungen sei in allen Betrieben vorhanden gewesen, in denen sie bereits arbeitete – allerdings sei die Umsetzung häufig herausfordernd gewesen. Zum Beispiel, dass Gefährdungen zwar vorbildlich erfasst wurden, aber wieder vergessen gingen, sobald sie in einer Excel-Tabelle erfasst waren. «Dabei geht der Weg weiter», sagt sie.
Gefährdungsbeurteilung ist kein einzelnes Projekt
Auf klassischem Weg – also mit Papier-Checklisten, Merkblättern und Excel-Tabellen, brauchen SiBe viel Nerven und Zeit für eine Gefährdungsbeurteilung. «Eine einfache Tätigkeit oder ein Arbeitsmittel dürfte in rund einer Stunde erfasst sein und braucht noch drei bis vier Stunden Nachbearbeitung», sagt Ralf Jaschek. «Geht es um eine ganze Anlage, dauert das deutlich länger. Und die Gefährdungsbeurteilung ist nur der erste Schritt auf einem langen Weg. Sie darf nicht losgelöst von den weiteren Etappen betrachtet werden.»
Diese Etappen können wir aus den zehn ASA-Elementen ableiten. Auch Massnahmen, Schulungen, Sicherheitsregeln oder Audits und Kontrolle sind gefragt. «Damit ein Betrieb rechtskonform bleibt, müssen alle Schritte vollständig dokumentiert sein», sagt Ralf Jaschek. «Und genau hier versteckt sich sehr viel Aufwand – SiBe sind zwischen 60 bis 80 Prozent mit Administration beschäftigt, das ist Zeit, die sie nicht vor Ort bei den Mitarbeitenden sind, was jedoch ihre Kernaufgabe wäre.»
Andrea Ackermann-Isner bestätigt das. Der Papieraufwand sei gross, aber es sei mindestens so wichtig bei den Mitarbeitenden zu sein, mit ihnen zu diskutieren, sie wertzuschätzen und die Themen der Arbeitssicherheit einzubringen. Damit beginne eine Unternehmenskultur zu leben und zu wirken.
Sie wusste sich zu helfen, um Prozesse zu digitalisieren und zu vereinfachen – beispielsweise mit verschiedenen Tools aus dem Microsoft-Umfeld. «Der Nachteil davon ist, dass ich so wieder verschiedene Tools habe und die unterschiedlichen Informationen nie einheitlich zusammengeführt sind», sagt sie.
Echte digitale Gefährdungsbeurteilungen
Das gehe heute und dank der Digitalisierung einfacher und effizienter, sagt Ralf Jaschek. Zum Beispiel durch Vernetzung und Automatisierung. «Der administrative Aufwand lässt sich deutlich reduzieren, bei noch besserer Qualität der Arbeit», sagt Ralf Jaschek. «Dadurch erhalten SiBe mehr Zeit für die echte Arbeit von HSE-Spezialisten – nämlich bei den Mitarbeitenden zu sein und diese in der Umsetzung zu unterstützen, laufend und nicht nur punktuell.»
Auch die Künstliche Intelligenz (KI) unterstütze dabei. «Sie kann in der Erkennung der Gefahren helfen und kennt allenfalls mehr oder bessere Massnahmen zur Umsetzung», sagt er. «Mit KI kann man ein Detail noch genauer anschauen und aus einem grossen Fundus an Erfahrung schöpfen. KI hat den notwendigen Weitblick und erweitert dadurch meine eigene Erfahrung.»
Aber es sei ganz klar: «KI ist nur ein Teammitglied, an welches ich einfache oder repetitive Tätigkeiten oder Rechercheaufgaben delegiere. Der Mensch muss in der Führungsfunktion bleiben – er muss die KI anleiten, führen und kontrollieren. Hier befürchte ich manchmal, dass die Menschen dieses Rollenverständnis vertauschen könnten», sagt Ralf Jaschek.
Zeit ist Geld
Aus den Erfahrungen zum Einsatz eines Systems wie jenes von domeba könne man durchaus einen Return on Investment – oder eher Return on Prevention – berechnen. «Dieser ist zwar immer betriebsabhängig», sagt Ralf Jaschek. «Aber in der Regel liegt er bei einem Faktor 1,8 bis 2,5. Generell können wir von Einsparungen in der Administration von derart deutlichem Ausmass sprechen, dass sich die Anschaffung und Einführung eines solchen Systems innert weniger Monate rechnet.» Das habe auch damit zu tun, dass nicht nur SiBe, sondern alle Linienvorgesetzten entlastet würden und dass sich Mitarbeitende sicherer fühlten – und die Fluktuation nachlasse.
Genau das schätzt auch Andrea Ackermann-Isner an diesem System, das sie derzeit evaluiert. «Wir können die Daten nicht nur für die Arbeitssicherheit nutzen, sondern auch für Nachhaltigkeitsberichte, und wir können sie mit Personaldaten verbinden. Solche Verknüpfungen und Auswertungen sind für uns sehr wertvoll und entlasten uns an mehreren Punkten», sagt sie.
Den Initialaufwand dürfe man nicht scheuen, betonen beide. Wer zu Beginn genug Zeit und Aufmerksamkeit in die Implementierung eines solches Systems stecke, profitiere danach schneller und stärker davon.
Rechtskonformität über Landesgrenzen hinweg
Rechtskonformität beschäftigt Unternehmen heute immer mehr – natürlich auch ein Unternehmen wie die BKW, die international tätig und in zwölf Ländern vertreten ist. Mit dem System von domeba könne man sowohl zentralisieren als auch genug Individualität für regionale Besonderheiten zulassen, sagt Ralf Jaschek. Und man sei damit jederzeit rechtskonform.
«Nutzende identifizieren sich mit einem persönlichen Login oder über Single-Sign-On», erklärt er. «Somit kann jede Aktion einem Nutzer oder einer Nutzerin zugewiesen werden. Gleichzeitig entfallen die aufwändigen Rückmeldungen zu abgeschlossenen Tasks sowie die systematische Ablage dieser Rückmeldungen. Das System wird auch für Auditzwecke in der Nukleartechnik angewendet. Das zeigt: es erfüllt höchste Ansprüche an Funktion, Rückverfolgbarkeit und Vollständigkeit.»
«Rechtskonformität ist für uns enorm wichtig, ausserdem müssen wir die Bedürfnisse der verschiedenen Sprachen abdecken», sagt Andrea Ackermann-Isner. «Auch die gesetzlichen Anforderungen unterscheiden sich. Je nach Land sind Unterweisungen obligatorisch und müssen in einem definierten Zyklus umgesetzt werden. Für solche Herausforderungen hilft ein System, in dem ich das einmalig festlegen kann und die Unterweisung dann automatisch zugewiesen wird. In einem Dashboard habe ich als Vorgesetzte eine Übersicht, ob die Mitarbeitenden die Unterweisungen durchgeführt haben.»
Wir sprachen mit Ralf Jaschek und Andrea Ackermann-Isner während einem Webinar noch detaillierter über dieses Thema. Das Webinar war eine Kooperation von domeba und safety-security.ch. Wer es verpasste, kann sich unter diesem Link schlau machen: https://www.domeba.com/ch/summary-digitale-gefaehrdungsbeurteilung-schweiz
