Rund um das Besuchermanagement kämpfen Unternehmen heute noch immer mit viel Papier, ineffizienten Prozessen und unnötigem Zeitaufwand – selbst im digitalen und automatisierten Zeitalter.
Es kann ärgerlich sein, wenn man ohnehin schon knapp zum Termin kommt, am Empfang aber noch allerlei Personalien hinterlassen muss. Allzu häufig finden sich Papierlisten mit Eintritts- und Austrittszeit, ausgedruckte Excel-Listen oder Parkkarten, die man im Auto hinterlegen muss. Das ist weder für den Besuch noch für den Empfang besonders angenehm.
Modernes Visitor Management
Das Ganze geht heute aber auch einfacher und vor allem effizienter. Wir haben uns zum Beispiel angeschaut, wie Siemens das Visitor Management löst und mit MaÏ Kablan (Product Manager Access Control bei Siemens Schweiz AG) darüber gesprochen.
Siemens hat auf seiner Cloud-Plattform Building X eine eigene Applikation für das Visitor Management. Es ist darauf ausgelegt, dass alle Mitarbeitenden Gäste einladen können. «In der Regel machen sie einen Termin aus und tragen ihn im Outlook ein – dementsprechend lässt sich eine solche Einladung auch direkt via Outlook vornehmen und verschicken», sagt MaÏ Kablan. «Besucher erhalten automatisch eine E-Mail mit den wichtigsten Angaben, zum Beispiel Datum, Zeit und Ort des Besuchs – sowie mit einem QR-Code.»
Gleichzeitig sind die Besucher im System erfasst. Vor Ort angekommen, können sie sich nun entweder direkt am Empfang melden, der alle nötigen Angaben bereits hat und Papierkarten ausstellen kann. «Alternativ können sich Besucher über den im Mail erhaltenen QR-Code an einem Terminal einchecken – das eignet sich besonders an Standorten, wo es gar keinen Empfang gibt», sagt MaÏ Kablan.
Ob Check-in am Terminal oder am Empfang: Die Applikation benachrichtigt nun den einladenden Mitarbeitenden, dass sein Gast eingetroffen ist. Er kann ihn abholen und ab diesem Zeitpunkt ist der Gast mit der einladenden Person im Betrieb unterwegs. In diesem Fall braucht es keine weiteren Unterweisungen oder Zutrittsfunktionen.
Besuchermanagement und Zutrittskontrolle
Das Visitor Management lässt sich jedoch mit anderen Applikationen von Building X verbinden – beispielweise mit dem Fire Manager, dem Operations Manager, oder dem Security Manager, der sich um Besucher kümmern kann, für die Zutrittskontrolle ein Thema ist.
«Dazu können Mitarbeitende von Drittfirmen gehören, die auf dem Areal arbeiten und zu bestimmten Zeiten oder Bereichen Zutritt brauchen, während andere Türen verschlossen bleiben», sagt MaÏ Kablan. «Anfangs war das Visitor Management ein Teil des Security Managers. Das Thema wurde aber immer grösser und wichtiger und ist heute eine eigene Anwendung – auch wer den Security Manager nicht nutzen möchte, braucht ein Besuchermanagement.»
Zwischen einzelnen Applikationen wie dem Visitor Management oder dem Security Manager kann man leicht wechseln – weil nicht jeder Besucher einfach ein Gast ist, der abgeholt und wieder verabschiedet wird.
«Building X ist sehr intuitiv, mit einem modernen Interface, und ermöglicht es, die Check-in-Zeiten für Besucher zu verringern», sagt MaÏ Kablan. «Sie müssen am Empfang keine Daten mehr eintragen – Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummer, Fahrzeugkennzeichen und ähnliches – was den gesamten Prozess deutlich effizienter macht.»
Weshalb sogar das Facility Management vom Besuchermanagement profitiert
Im Visitor Management von Siemens gibt es ausserdem eine Monitoring-Funktion. Sie zeigt unter anderem, wie viele Besucher an einem Tag erwartet werden oder zu welcher Tageszeit sie kommen. «Diese Information können sich beispielweise die Mensa-Küche oder der Reinigungsdienst zu Nutzen machen und die Anzahl nötiger Menüs oder die Häufigkeit der Reinigung entsprechend anpassen», sagt MaÏ Kablan. «Solche Informationen sind für das Facility Management hilfreich.»
Was die Applikation nicht macht: sie checkt den Besuch nicht automatisch aus. Das System zeigt an, falls man seine Papierkarte (noch) nicht abgegeben hat – und im Fall einer Evakuierung würde man gesucht und kann gerettet werden – umso besser ist es, wenn im Visitor Management mindestens auch eine Telefonnummer hinterlegt ist. Ein kurzer Anruf kann aufklären.
In Zusammenarbeit mit Siemens Schweiz AG.
